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Notas Boletín SIUN

Circular 002 de 2019 de la Vicerrectoría de Investigación: importancia del uso y apropiación del Sistema Hermes

Para la Vicerrectoría de Investigación (VRI) es de suma importancia el Sistema de Información Hermes.

Sistema de Información Hermes

PARA: Vicerrectores de Sede, Directores de Sede de Presencia Nacional, Directores de Investigación y Extensión de sede o quien haga sus veces, Directores de Laboratorios de Sede o quien haga sus veces.
DE: Vicerrectoría de Investigación
FECHA:  29 de agosto de 2019
ASUNTO: Importancia del uso y apropiación del Sistema de Información Hermes

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Para la Vicerrectoría de Investigación (VRI) es de suma importancia el Sistema de Información Hermes; por lo tanto se ha previsto, a través del Plan de Acción 2009-2021, implementar estrategias para su fortalecimiento que respondan a las necesidades de nuestros usuarios, con el fin de identificar y potenciar capacidades institucionales, así como articular las funciones misionales y facilitar la consulta de información y toma de decisiones.

Como parte de las responsabilidades a cargo de la Vicerrectoría, se encuentra la de reportar información fidedigna y oportuna de la gestión de sus procesos adscritos. En virtud de lo anterior, el Sistema de Información Hermes se constituye en la herramienta oficial para la gestión y toma de decisiones en materia de investigación, extensión y laboratorios, con la cual se da respuesta a los diferentes requerimientos por parte de entidades tales como el Ministerio de Educación Nacional, la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y el DANE, entre otros, así como solicitudes de información de instancias internas como la Rectoría, las Vicerrectorías, la Dirección Nacional de Planeación y Estadística (DNPE) y la Oficina Nacional de Control Interno (ONCI), entre otras.

En conformidad con la Resolución 09 de 2014 de la VRI, por la cual «se adopta el Sistema de Información Hermes como herramienta informática única que reúna los datos relacionados con las actividades de investigación y extensión desarrolladas en la Universidad Nacional de Colombia», se reitera la relevancia del registro de los proyectos y actividades que se pueden gestionar a través de dicho Sistema.

En el marco del mejoramiento continuo la Universidad Nacional de Colombia ha dispuesto de esta herramienta desarrollada para gestionar la información asociada a los fines misionales de la Vicerrectoría de Investigación. Actualmente el Sistema cuenta con las siguientes funcionalidades: gestión de proyectos de investigación; gestión de convocatorias internas VRI; gestión de avales de proyectos de investigación, extensión y de regalías; grupos de investigación e investigadores; gestión de colecciones biológicas y permisos de biodiversidad; gestión de laboratorios y equipos de laboratorios; propiedad intelectual; gestión de la oferta de educación continua y permanente (ECP) y gestión de proyectos de servicios académicos (SA).

El Sistema de Información Hermes dispone de controles en aspectos como validación de datos, procedimientos, roles y dependencias, según la etapa específica de la gestión. Esto con el fin de validar el registro y calidad de los datos, así como el seguimiento y control de la información.

Gracias a la información registrada, el Sistema optimiza la generación de reportes que dan cuenta de las actividades desarrolladas en los diferentes niveles (Facultades, Institutos o Centros – FIC); la entrega oportuna de indicadores de gestión y desempeño; así como la respuesta a las solicitudes de información de diferentes entidades y/o pares académicos nacionales e internacionales; tramita la recopilación, almacenamiento, administración y análisis de la información, para apoyar la toma de decisiones con el fin de orientar el direccionamiento y planeación institucional.

Para el caso de la información que se remite semestralmente al Ministerio de Educación Nacional (MEN) para reportar al Sistema Nacional de Información de Educación Superior, SNIES, la Universidad Nacional de Colombia da cuenta de la importancia de su labor en nuestro país, a través de sus capacidades tanto en investigación, extensión y laboratorios; la entrega de dichos reportes se apoya exclusivamente en nuestro Sistema, para la consolidación de datos específicos exigidos por el MEN.

Es importante resaltar que el SNIES, por ser un sistema de información del orden nacional, dispone de la capacidad institucional para establecer los requerimientos de captura de información, consolidar los reportes remitidos por las diferentes entidades de educación y verificar bases de datos con otros sistemas de información estatales, para corroborar que la información remitida por la Universidad Nacional de Colombia es correcta y es fiable. Si los registros remitidos no corresponden, dicho sistema los rechaza inmediatamente. Cada registro que sea objetado por dicho sistema no será tenido en cuenta para la evaluación del desempeño de la Universidad, especialmente en la cobertura, situación que puede afectar con creces la asignación de recursos del Estado y la imagen de nuestra institución.

La Vicerrectoría de Investigación exhorta a todos los usuarios del Sistema de Información Hermes, especialmente del nivel directivo de Sede, Facultad, Instituto o Centro, a gestionar las actividades y proyectos a través del Sistema y promover el uso adecuado por medio de una correcta asignación de roles, registro oportuno y veraz de la información, así como a adelantar las acciones de control y seguimiento necesarias, lo anterior teniendo en cuenta, su responsabilidad frente a la información, de conformidad con la Resolución 09 de 2014 de la VRI.

Por último, desde la VRI ponemos a su disposición un equipo de trabajo idóneo, así como una infraestructura tecnológica que soporte los requerimientos de los usuarios del Sistema.

Agradecemos su oportuna y comprometida colaboración institucional.

Dada en Bogotá, D.C., a los veintinueve (29) días del mes de agosto de 2019.


LUZ TERESA GÓMEZ DE MANTILLA
Vicerrectora de Investigación

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