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Notas Boletín SIUN

Conozca las principales mejoras realizadas al Sistema de Información Hermes durante el último trimestre de 2018

El Sistema de Información Hermes de la Universidad Nacional de Colombia, acorde con los macroprocesos de investigación, extensión y laboratorios y de las solicitudes de los usuarios, realiza mejoras continuas en cada uno de sus procesos y facilita la usabilidad del sistema.

En esta nota, informamos las mejoras más representativas realizadas en el último trimestre del año 2018.

Investigación

Proyectos de financiación externa

  • Por solicitud de la Vicerrectoría de Investigación, se vincularon los Objetivos de Desarrollo Sostenible en el registro de proyectos de investigación.
  • Mediante la Circular 1 de 2018 de la Vicerrectoría de Investigación y la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa se establecen las directrices para los proyectos de financiación externa de investigación y extensión, lo que permite registrar, hacer seguimiento y consultar la ejecución técnica y financiera de proyectos al momento de registrar y validar los informes.
  • Se habilitó la opción de realizar una nueva solicitud de «adición presupuestal» durante la ejecución de proyectos de financiación externa, de acuerdo con la necesidad de algunos proyectos que así lo requieren.
  • Se habilitó la opción de realizar el seguimiento a las obligaciones del contrato o convenio suscrito con una entidad externa, a través del rol de coordinador de seguimiento.
  • Se habilitó la opción de realizar seguimiento a los desembolsos del contrato o convenio suscrito con una entidad externa, a través del rol de coordinador de seguimiento.
  • Se realizaron varias mejoras en el formulario de legalización y generación de las resoluciones del proyecto, cumpliendo con lo establecido en el lineamiento para la activación, ejecución, seguimiento financiero de los proyectos de investigación.
  • Se programó enviar un correo al (a la) docente cuando no haya actualizado la información de la copia del proyecto aprobado, para realizar la legalización, después de tres días de haberlo habilitado. El correo se reenvía una semana después y posteriormente de forma semanal hasta que haya realizado la actualización.
  • Se programó enviar una alerta al coordinador cuando el docente finalice el registro del proyecto aprobado del proyecto para que realice el proceso de legalización.
  • Se adicionó la opción de añadir un considerando al momento de generar las resoluciones aprobatoria y modificatoria en un proyecto de convocatoria externa. 
  • Se incluyeron en la generación de resoluciones tanto de aprobación, modificación y finalización las opciones para el tipo de ordenador del gasto «Decano (E)» y «Decana (E)» para aquellos casos en los que quien firma se encuentre como encargado en funciones.
  • Se realizaron ajustes en varias casillas del formulario de legalización y en el reporte de legalización de proyectos de financiación externa.
  • Se puso una nota al momento de hacer la solicitud cuando se debe realizar un otrosí.

Certificaciones

  • Se habilitó el enlace de generación de certificados de participación de proyectos de investigación a los docentes y estudiantes, a través del rol de docente ingresando al sistema y dando clic en la opción «Solicite certificaciones». Estos certificados también pueden ser generados por el rol de VIF (Vicedecanatura de Investigación y Extensión) en la opción «Certificados de proyectos».
  • Se habilitó la opción de generar certificados de evaluación de un proyecto a los evaluadores. Este procedimiento lo realiza el evaluador con el rol respectivo en el sistema, teniendo en cuenta lo estipulado en el manual instructivo.

Convocatorias internas

  • Se realizaron mejoras en los documentos de actos administrativos de aprobación de convocatorias, los cuales son relacionados con la lista de elegibles, así como la lista de ganadores de la convocatoria, que se generan a través del rol de asesor, para mejorar su visualización.
  • Se realizaron mejoras en el proceso de reclamación o aclaración de revisión de requisitos, para que el docente pueda adjuntar un documento a la solicitud y que el coordinador lo pueda descargar y la opción para que el coordinador pueda habilitar la edición del proyecto al aprobar la reclamación o aclaración.

Movilidades

  • Se realizaron mejoras en la visualización de la aprobación de las movilidades en facultad y sede.
  • Se realizó un ajuste para que se muestre la información del detalle de la devolución de la movilidad al consultar la movilidad.
  • Se creó la opción de cambiar el estado de la movilidad a «CANCELADA» que se realiza con el rol de DI (Dirección de Investigación) indicando el motivo.
  • Se realizaron ajustes relacionados con modificaciones al reporte de movilidades.

Biodiversidad

Por solicitud del Grupo de Biodiversidad de la Vicerrectoría de Investigación, se realizaron algunos ajustes a las alertas para los procesos de biodiversidad:

  • Se programó el envío de una alerta al coordinador de la Vicerrectoría (Biodiversidad), cuando se envía el informe final del proyecto asociado al permiso marco de recolección de especímenes de especies silvestres de la diversidad.
  • Se adicionó un párrafo que mencione que el docente debe estar al día en permisos de biodiversidad para la entrega del informe final en la alerta que se envía días antes de la entrega del informe.
  • Se programó el envío de una alerta que informe al coordinador de la Vicerrectoría (Biodiversidad) cuando apruebe una prórroga de un proyecto asociado al permiso de biodiversidad, para que este amplíe el plazo del permiso de biodiversidad.

Seguimiento a proyectos internos y externos

  • Se impuso una restricción al trámite de solicitudes por parte del coordinador de seguimiento cuando el proyecto está activo hasta que se ingrese el código QUIPU del proyecto.
  • Se adicionó la opción que permite asignar la fecha de entrega del informe final posterior a la fecha final del proyecto. Asimismo, se validó que la fecha de entrega del informe final sea máximo 60 días posterior a la fecha de finalización.
  • Se impuso una restricción en los proyectos de investigación que se encuentren en estado activo cuya fecha de finalización esté vencida, es decir que a partir de que se finalice esta fecha, así el proyecto se encuentre activo, el docente no podrá realizar solicitudes sino únicamente registrar informes.

Grupos de investigación

  • Se incluyeron la validación de integrantes de grupos externos y el diligenciamiento de instituciones externas al registrar un integrante externo.
  • Se programó el envío de una notificación al personal con rol VIF (Vicedecanatura de Investigación) cuando se registra un nuevo grupo de investigación que asocie la facultad.
  • Se vinculó la opción del registro y presentación del histórico de integrantes vinculados a un grupo de investigación.
  • Se habilitó la opción de que el docente asigne a un estudiante líder para apoyarlo en el proceso de registro de información del grupo de investigación en el Sistema de Información Hermes.

Laboratorios

Administrar laboratorios

  • Se ajusta el formulario de registro de la información principal del laboratorio, para hacer que los campos relacionados con el acto de creación sean obligatorios cuando se crea y edita el laboratorio en Hermes.
  • Se ajustaron los permisos para cambiar la ubicación del laboratorio, de tal manera que solo sea posible cambiar esta información por parte del rol asignado a las personas de la Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios. Así mismo, se registra en el histórico cada vez que se realiza un cambio en la ubicación, almacenando quién y cuándo lo hizo.
  • En el formulario de Ensayos y servicios se adicionó una funcionalidad para que pueda ser adjuntado el brochure de servicios en formato PDF. Además, se agregó un campo para que, si no tiene el brochure en PDF o supera el límite establecido de carga de archivos, se agregue un enlace externo al documento.
  • En el formulario de Ensayos y servicios se agregó una casilla que permita ingresar la norma técnica que reglamenta el procedimiento por el cual se realiza el ensayo. Además, se agregó una casilla abierta con el número de la norma, alfanumérico.
  • En la sección de Ensayos y servicios se habilitó la opción para adjuntar el archivo del acto administrativo que establece el valor de las tarifas de los servicios. Así mismo, se agregaron casillas abiertas alfanuméricas para registrar la información del acto administrativo tal como se hace en el acto de creación (tipo, número, emitida por, fecha).
  • Se realiza un rediseño total de los formularios de registro de ensayos y servicios, asociados al registro del ensayo o servicio, horario de atención y usuarios potenciales. En el rediseño se incluyeron campos solicitados en otros requerimientos tales como los relacionados con el brochure y acto administrativo de tarifas de servicios.

Personal

  • Se ajustaron permisos para cambiar el coordinador de laboratorio, de tal manera que sólo sea posible cambiar esta información por parte del rol asignado a las personas de la Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios. Así mismo, se registra cada cambio de coordinador, almacenando quién y cuándo lo hizo.
  • Se incluyó una nota para recordar que los roles de coordinador laboratorio, coordinador técnico de laboratorio y técnico laboratorista permiten registrar y editar información del laboratorio.

Búsqueda principal en el Sistema de Información Hermes

  • Se incluye en la página del laboratorio derivada de la búsqueda en la página de Hermes el horario de atención que se registra en la sección de Ensayos y servicios, el cual aparece en la parte izquierda con la información general del laboratorio.
  • Se ajusta en la página del laboratorio generada desde el motor de búsqueda la palabra «acreditado» (solo aparecerá con los laboratorios acreditados). Si el laboratorio no está acreditado, no se muestra nada.
  • Se ajusta la página de registro de la información principal del laboratorio, cambiando la palabra «emanado» por «emitido».

Finalmente, se informa que en el portal del Sistema de Información Hermes pueden consultarse los manuales instructivos y la información de las novedades.

En el Boletín SIUN 432 se publicarán las mejoras realizadas en el primer semestre de 2019 en los componentes de investigación y laboratorios.

Para atender cualquier inquietud, puede comunicarse con nosotros a través de los correos electrónicos hermes@unal.edu.co o hermesecp_nal@unal.edu.co (para temas de extensión) o de la extensión 11111 (opción 1: investigación; opción 2: extensión; y opción 3: laboratorios).

[Boletín SIUN 431, 28/29 de marzo de 2019]

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