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Notas Boletín SIUN

Estas son las mejoras realizadas al Sistema de Información Hermes en abril y mayo de 2019

Sistema de Información Hermes

El Sistema de Información Hermes de la Universidad Nacional de Colombia, acorde con los macroprocesos de investigación, extensión y laboratorios y de las solicitudes de los usuarios, realiza mejoras continuas en cada uno de sus procesos y facilita la usabilidad del sistema.

En esta nota, damos a conocer las mejoras más representativas realizadas entre abril y mayo de 2019.

Investigación

Proyectos de financiación externa

  • Se añadió una alerta a los docentes, después de emitir el aval, para que ellos adjunten el soporte de la participación en la convocatoria externa.
  • Se incluyó una alerta a las facultades y sedes sobre la publicación de resultados de convocatorias, con el fin de que se actualice la información de los proyectos que participaron o se postularon.
  • En el formulario de avales en proyectos de Regalías, se vinculó la opción de seleccionar si el proyecto es de impacto de sede, para que se remita directamente para aval de la Dirección de Investigación de sede sin tramitar en la facultad.
  • Se agregaron validaciones en el formulario de legalización para validar algunos campos y mejorar la calidad de los datos de proyectos.

Convocatorias internas

  • El Sistema de Información Hermes ha apoyado con la parametrización de 33 convocatorias en lo corrido de 2019, vinculando validaciones en campos para mejorar la calidad de los datos y guardando histórico de participantes.

Generación de reportes

  • Se realizó la revisión de los reportes en el rol de coordinador para mejorar la generación de reportes y evitar las celdas combinadas.

Registro de solicitud de ISBN

  • Se ajustó el formulario de solicitud de ISBN de acuerdo con la solicitud de la Editorial UN.

Laboratorios

Administración de equipos

  • Se realizó el ajuste para poder vincular y desvincular equipos asociados a laboratorios:
    1. Para desasociar el equipo del laboratorio se requiere el aval de la Dirección de Laboratorios de la sede. En este caso, si el usuario requiere desasociar el equipo debe diligenciar un formulario indicando el motivo y la nueva ubicación del equipo.
    2. Esta solicitud se envía como un correo electrónico a la Dirección de Laboratorios de la sede, que debe decidir si aprobarla o no.
    3. Si la Dirección de Laboratorios de la sede la aprueba, puede hacer el cambio directamente en la plataforma. Se envía una notificación por correo electrónico a quien tiene asociado este equipo y al coordinador de laboratorio.
  • Se realizaron ajustes en las actividades de mantenimiento y calibración de los equipos eliminando la opción «planeada».
  • Se ajustaron los reportes de equipos, por solicitud de la Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios.
  • Se ajustó la opción para validar los equipos que no están asociados a inventarios con la opción «no aplica» (sic), detallando el motivo especifico por el cual el equipo no está asociado a inventarios.

Administrar laboratorios

  • Se rediseñaron los formularios de investigación para vincular proyectos de investigación a los laboratorios.
  • Se ajustaron los reportes de laboratorios, por solicitud de la Dirección Nacional de Investigación y Laboratorios.
  • Se ajustaron varios campos de la sección Ensayos y servicios.

Extensión

Módulo de alumnos

  • Por solicitud del grupo de Indicadores de la Vicerrectoría de Investigación, con el fin de reportar los datos de los participantes en proyectos de extensión al Ministerio de Educación Nacional, se solicitarán como datos adicionales al momento de la preinscripción la fecha y el lugar de nacimiento, sexo biológico, nivel de formación, si es egresado de la UNAL, entre otros.
  • Mejoras de la visualización y navegación en la evaluación del curso, entre las cuales se incluyen el cambio a estado Evaluado al momento de enviar la evaluación, inclusión de botones de «Siguiente» entre las secciones de Evaluación y Confirmación de envío.

Módulo de agentes

  • Por solicitud del grupo de Indicadores de la Vicerrectoría de Investigación, con el fin de reportar los datos de los participantes en proyectos de extensión al Ministerio de Educación Nacional, se solicitarán como datos adicionales creación o actualización de los contratistas, docentes auxiliares ECP, la fecha y el lugar de nacimiento, sexo biológico, nivel de formación, si es egresado de la UNAL, entre otros.

Módulo de proyectos

  • Para cursos cerrados de educación continua y permanente (ECP), se habilitó un enlace único para el curso, donde los participantes podrán registrarse, el cual contará con un código de verificación para realizar el registro. El enlace y el código, datos presentes en la actividad de Verificar inscripciones, deberán ser enviados al participante directamente por el director o el asistente del proyecto.
  • Para los roles RV solicitudes y Revisor de resoluciones, se habilitó la opción de modificar número y fecha de los documentos aprobados.
  • Para cursos con financiación externa se habilitó la opción de descargar la plantilla y cargar el documento de la certificación de los códigos para la certificación del Registro Único de Proponentes (RUP) emitido por la entidad contratante.
  • Se habilitó la opción para actualización de los códigos RUP en la fase de Liquidación.
  • Para cursos sin financiación se habilitó la pestaña Seguimiento, con la opción para completar la gestión de aprobación de los productos académicos por parte del rol Supervisor.

Finalmente, se informa que en el portal del Sistema de Información Hermes pueden consultarse los manuales instructivos y la información de las novedades.

Para atender cualquier inquietud, puede comunicarse con nosotros a través de los correos electrónicos hermes@unal.edu.co o hermesecp_nal@unal.edu.co (para temas de extensión) o de la extensión 11111 (opción 1: investigación; opción 2: extensión; y opción 3: laboratorios).

[Boletín SIUN 438, 23/24 de mayo de 2019]

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