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Notas Boletín SIUN

Estas son las mejoras realizadas al Sistema de Información Hermes en el primer trimestre de 2019

Sistema Hermes

El Sistema de Información Hermes de la Universidad Nacional de Colombia, acorde con los macroprocesos de investigación, extensión y laboratorios y de las solicitudes de los usuarios, realiza mejoras continuas en cada uno de sus procesos y facilita la usabilidad del sistema.

En esta nota, damos a conocer las mejoras más representativas realizadas entre enero y marzo de 2019.

Investigación

Proyectos de financiación externa

  • Se creó una alerta para notificar a la facultad el cierre de una convocatoria externa, de tal manera que revise si hubo proyectos ganadores y realice el proceso de legalización.
  • Se vincularon los campos de los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) al registrar el proyecto, teniendo en cuenta que los proyectos deben estar clasificados en los ODS, los cuales forman parte del Libro verde 2030, la política nacional de ciencia y tecnología para el desarrollo sostenible del país.
  • Debido a la necesidad de mejorar los reportes de información, se incluyeron campos al registrar un integrante externo del proyecto.

Movilidades

  • Se mejoraron los reportes de movilidades con los roles de coordinador y de VIF (Vicedecanatura de Investigación de la Facultad).

Seguimiento a proyectos internos y externos

  • Se encontraron proyectos que no tenían el acta de inicio aprobada por el docente pero ya estaban en ejecución. Por lo tanto, se añadió una notificación periódica recordándole al docente realizar este proceso.
  • Se habilitaron restricciones para la asignación de código QUIPU y se añadió una restricción para que sea obligatorio ingresar el código QUIPU cuando el proyecto está activo.
  • Se mejoró la visualización de las observaciones al informe cuando se devuelve para correcciones.

Grupos de investigación

  • Se vincularon los campos de los objetivos de desarrollo sostenible (ODS) al registrar información del grupo, teniendo en cuenta que los grupos deben estar clasificados en los ODS, los cuales forman parte del Libro verde 2030, la política nacional de ciencia y tecnología para el desarrollo sostenible del país.
  • Debido a la necesidad de mejorar los reportes de información, se incluyeron campos al registrar un integrante del grupo externo a la Universidad Nacional de Colombia.
  • Se ajustaron la información de integrantes y la información específica en los formularios de grupos de investigación.

Laboratorios

Administrar laboratorios

  • Se ajustaron los reportes generados a través del sistema para ensayos y servicios, investigación, sustancias controladas, infraestructura y riesgos.
  • Se habilitó la opción de generar reportes de sustancias controladas y de mantenimiento de equipos en formato de Microsoft Excel.

Administración de equipos

  • Se ajustó el módulo de administrar equipos para vincularlo como un buscador y consulta de información de equipos asociados a laboratorios o también para los equipos que no están vinculados a laboratorios. Si desean asociar el equipo a un laboratorio, debe realizarse a través de la opción Administrar laboratorios, haciendo clic en «Editar el laboratorio» en el formulario «Equipos».
  • Se incluyó la restricción de no dejar asociar un equipo si no está asociado al sistema de inventarios, aunque se dejó la opción de «no aplica (sic)» con la justificación para el caso en que el equipo no cuente con placa de inventario, con el fin de validar la calidad de la información registrada.
  • Se vinculó una alerta al coordinador de laboratorio cuando se asocia un equipo al laboratorio.
  • Se ajustaron algunos campos relacionados con la hoja de vida como «proceso», «orden de compra» y las actividades de mantenimiento y calibración.
  • Se vinculó el proceso para poder desasociar el equipo registrado a un laboratorio, enviando el correo a la Dirección de Laboratorios de la sede, que es la dependencia encargada de aprobar esta solicitud a través del Sistema de Información Hermes.

Extensión

Módulo de proyectos

  • Por solicitud de la Vicerrectoría de Investigación, se vincularon los Objetivos de Desarrollo Sostenible en el registro de proyectos y productos de extensión. Cada registro dispone del enlace para consulta específica.
  • Se habilitó un enlace específico para permitir el registro, en el componente de Extensión del Sistema Hermes, de participantes de cursos cerrados de Educación Continua y Permanente.
  • Se habilitó la opción para la inclusión de subproyectos dentro de proyectos sin financiación.
  • En el enlace «Instructivos para usuarios» se habilitó la consulta de los instructivos específicos de gestión de proyectos y el compendio de las normas asociadas al proceso de Extensión.
  • En Ejecución de proyectos, pestaña «Módulo financiero / Detalle presupuestal», se habilitó un informe donde se podrán visualizar los compromisos, pagos y anulaciones por cada solicitud y rubro.
  • Se habilitó la opción para modificar número y fecha de solicitudes para los roles de RV solicitudes y Revisor de Resoluciones. Esto redunda en la optimización de los tiempos de gestión en unidad administrativa.

Módulo de seguimiento y/o consulta de proyectos

  • Se habilitó el módulo de seguimiento y consulta de proyectos, donde podrán encontrar: 
    1. Una carpeta con la información del proyecto
    2. Realizar consulta de los subproyectos
    3. Hacer seguimiento a liquidación de proyectos, tanto en seguimiento a la ejecución de las transferencias, como en el cumplimiento de las fechas de finalización del proyecto
    4. Hacer seguimiento a la ejecución técnica de los proyectos.
      • Para proyectos de servicios académicos, se calcula teniendo en cuenta los ingresos del proyecto y la entrega de los productos contractuales o concepto del director.
      • Para proyectos de educación continua y permanente, se calcula teniendo en cuanta los ingresos del proyecto y el cumplimiento en la duración de las sesiones
    5. Consulta de SARES de los docentes
    6. Generación del consolidado de participantes de cursos de educación continua y permanente.
    7. Consulta de asignación de roles de usuario de facultades y departamentos.
  • Asignación de roles de consulta a los usuarios con permiso específico por nivel de acceso del rol asignado: directores y asistentes de proyecto, formuladores, legalizadores y directores de Extensión. 

Finalmente, se informa que en el portal del Sistema de Información Hermes pueden consultarse los manuales instructivos y la información de las novedades.

Para atender cualquier inquietud, puede comunicarse con nosotros a través de los correos electrónicos hermes@unal.edu.co o hermesecp_nal@unal.edu.co (para temas de extensión) o de la extensión 11111 (opción 1: investigación; opción 2: extensión; y opción 3: laboratorios).

[Boletín SIUN 432, 4/5 de abril de 2019]

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