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Notas Boletín SIUN

Conozca las mejoras realizadas al Sistema de Información Hermes durante 2020: parte 1, Laboratorios, Extensión y Editorial UNAL

El Sistema de Información Hermes —acorde con los macroprocesos de investigación, extensión y laboratorios y con las solicitudes de los usuarios y validación de las direcciones nacionales de Investigación y Laboratorios (DNIL) y de Extensión, Innovación y Propiedad Intelectual (DNEIPI)— realiza mejoras continuas en cada uno de sus procesos y facilita la usabilidad del sistema.

Informamos las mejoras generales realizadas durante el año 2020 en Laboratorios, Extensión y Editorial UN.

Laboratorios

Administración equipos

  • Se realizaron ajustes en los formularios de la información básica de equipos
  • Se realizaron ajustes en los formularios de la sección de hoja de vida de equipos:
    • Se incluyeron notas de apoyo en los diferentes campos.
    • Se habilitó la opción de adjuntar diferentes tipos de archivos.
  • Se realizaron ajustes en los formularios de mantenimiento del equipo reorganizando varios campos, vinculando de manera detallada la información del mantenimiento, periodicidad y los archivos correspondientes. Además se vincularon otras secciones para listado de consumibles, reportes de daños y actualizaciones de software.
  • Se realizaron ajustes en los formularios de calibración del equipo reorganizando campos de actividades nuevas o ejecutadas, vinculando de manera detallada la información de calibración, periodicidad y los archivos correspondientes, además de la reorganización de la tabla de actividades. Recomendamos consultar el manual instructivo de administración de equipos.

Búsqueda de equipos

  • Se habilitó el módulo de búsqueda de equipos, en el cual los docentes y los roles asociados a los laboratorios tienen la opción de buscar un equipo por placa o por nombre, siempre y cuando el equipo haya sido registrado en el Sistema de Información Hermes y se encuentre asociado a un laboratorio en estado activo. Es posible filtrar los resultados por sede, facultad (o instituto) y departamento (o escuela). También tiene la opción de exportar los resultados en formato de Microsoft Excel (consulte el manual instructivo) y de realizar la búsqueda únicamente por placa en el sistema de información QUIPU, módulo de activos fijos.

Reportes de laboratorios

Se ajustaron algunos reportes de laboratorios para vincular el departamento, facultad, sede, campos de actividades, portafolio y página web. Se recomienda consultar el instructivo de administración de laboratorios.

Extensión

Módulos nuevos

Registro Único de Proponentes

Este módulo sistematiza las actividades realizadas por la DNEIPI para el proceso de certificación de contratos desarrollados en el marco de la Extensión Universitaria, los cuales aportan al acervo de experiencia registrada ante la Cámara de Comercio por parte de la Universidad. Esto permite a la Universidad incrementar su posibilidad de éxito respecto a la participación en concursos públicos y licitaciones. Este módulo cuenta a su vez con un repositorio digital de contratos.

Dentro de las funcionalidades:

  • Dashboard («escritorio») con indicadores relacionados a los procesos enmarcados en las solicitudes del Registro Único de Proponentes (RUP).
  • Formulario para la solicitud de registro o actualización de los códigos de experiencia del RUP.
  • Formulario para la validación de la información del contrato y los documentos soportes.
  • Generación de plantilla descargable para envío de contratos a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa (GNFA).
  • Función para descargar en carpeta comprimida todos los documentos soportes asociados a plantilla enviada a la GNFA.
  • Repositorio RUP, en el que se podrán visualizar todos los contratos certificados en el RUP junto a sus documentos soportes.
  • Función para descargar reportes en formato de Microsoft Excel con la información de los contratos registrados en Hermes, para registro o actualización del RUP.
Otras modalidades de extensión

Se realizaron el desarrollo y los ajustes necesarios para incluir las modalidades regidas por el Acuerdo 036 de 2009 y el procedimiento de gestión de proyectos de Extensión, exceptuando en este desarrollo la modalidad de prácticas y pasantías. Las siguientes son las actividades desarrolladas para este fin:

  • Parametrización de reglas presupuestales de acuerdo con la modalidad.
  • Ajuste al cálculo de la tipología QUIPU.
  • Creación y visualización de modalidades y submodalidades.
  • Relación de modalidad, submodalidad y niveles rentísticos.
  • Ajustes generales al proceso de formulación.
  • Ajustes a validaciones y formularios en resolución modificatoria.
  • Ajustes a validaciones y formularios en el proceso de liquidación.
  • Se creó la opción para activar sub proyectos en estado No viable o finalizar permitiendo la edición de la información.
Cumplido SARES

En este módulo se sistematiza el nuevo procedimiento para la solicitud de pago de los servicios académicos remunerados (SARES), enmarcado en la Circular conjunta 01 de 2020 entre la VRI y la GNFA, donde se dan las directrices para la aplicación de los estímulos económicos referidos en el literal g) del artículo 22 del Acuerdo 036 de 2009 del Consejo Superior Universitario.

Dentro de las funcionalidades implementadas se encuentran:

  • Dashboard («escritorio») con la información de los procesos implementados en módulo.
  • Bandejas de solicitudes pendientes e históricos para cada rol.
  • Creaciones de roles de Revisor de Cumplidos, Supervisor SAR y Retenciones, y Consolidador UN
  • Formulario para el registro de la información de la constancia de cumplimiento.
  • Formulario para la aprobación de la constancia de cumplimento por parte del supervisor SAR.
  • Formulario para la aprobación de la constancia de cumplimento por parte del Revisor de Cumplidos.
  • Sistematización del formato de constancia de cumplimiento SAR-ATI.
  • Formulario para la visualización información de históricos
  • Generación automática del documento de Pagos Sares para el envío a la Dirección de Personal.
  • Funcionalidad para cargar plantilla de retenciones Sares.
  • Bandeja de consolidado de retenciones Sares y función para descargar retenciones en archivo CSV.
  • Envío de notificación al Supervisor SAR.
  • Envío de notificación al Revisor de Cumplidos.
  • Envío de notificación de devoluciones.
  • Visualizaciones de control de cambios
  • Visualización de observaciones otorgadas en cada rol.
  • Validaciones para el control del último pago del director tales como Cargue de recibo a Satisfacción, último pago superior al 20 % del SAR y proyecto en proceso de liquidación en Hermes, de acuerdo con lo indicado en el Acuerdo 036 de 2009.

Mejoras a módulos existentes

Módulo de proyectos
  • Se ajustó la validación de fecha de entrega de producto académico para que se realice frente a con la fecha de finalización del proyecto en QUIPU y no la fecha de ejecución del proyecto.
  • Se realizó el ajuste la notificación de autorización a concurso público, para que se evidencia el concepto dado de autorización por parte de DNEIPI.
  • Ajuste a procesos de consolidado y distribución de presupuesto.
Educación Continua y Permanente
  • Se optimizó la función para duplicar subproyectos de educación continua y permanente en formulación, pasando de 3 minutos a 10 segundos.
  • Se agregó histórico de cambio de fechas de subproyectos
  • Se implementó la notificación para recordar el usuario y contraseña de alumnos de ECP.
Solicitudes contractuales
  • Se implementó la notificación de devolución de solicitud contractual por parte de la unidad administrativa a la persona que realizó la solicitud.
  • Se implementó la notificación de aceptación de solicitud contractual por parte de la unidad administrativa a la persona que realizó la solicitud.
  • Se creó el histórico de observaciones por parte de la unidad administrativa.
  • Se actualizó la imagen del formato de solicitud SAR.
  • Se ajustaron las validaciones de Control de topes y dedicación semanal en solicitudes Sares para que tenga en cuenta solicitudes en proceso.
  • Se agregó opción para cargar documentos soportes de solicitudes Sares.
Consultas y reportes
  • Se crearon vistas para el intercambio de datos con el Proyecto de Factura electrónica para los cursos de Educación Continua y Permanente, con la información de pago suministrada por el alumno.
  • Se crearon consultas para suministrar información a la Contraloría con la información de proyectos, resoluciones, Sares, transferencias normativas e información de liquidación de proyectos.
Documentos de apoyo
  • En la bandeja de Documentos de apoyo, se incluye la Circular conjunta 01 de 2020 entre la VRI y la GNFA, donde se dan las directrices para la aplicación de los estímulos económicos referidos en el literal g) del artículo 22 del Acuerdo 036 de 2009 del Consejo Superior Universitario.
  • En la bandeja de Documentos de apoyo, se incluye el comunicado DNEIPI-438-20, sobre el registro de proyectos y actividades de extensión en el Sistema de Información Hermes.

Instructivos

Se crearon los siguientes manuales instructivos:

  • Instructivo para el registro de proyectos de extensión
  • Instructivo para crear solicitud SAR
  • Instructivo para validar solicitud SAR / Área financiera y/o Unidad Administrativa
  • Instructivo para crear constancia de cumplimiento SAR
  • Instructivo para aprobar cumplidos SAR / Supervisor
  • Instructivo para validar cumplido SAR / Área financiera y/o Unidad Administrativa – Tesorería
  • Instructivo para recuperar usuario y contraseña

Editorial UN

Se ha trabajado con la Editorial UN para ajustar las convocatorias y vincular los procedimientos de gestión editorial en el Sistema de Información Hermes. Se espera para 2021 ajustar este proceso de manera general con diferentes módulos asociados.

En la segunda parte, mostraremos las mejoras relacionadas con Investigación.

Informamos que tanto los manuales instructivos como las preguntas frecuentes están disponibles en el portal del Sistema de Información Hermes.

En caso de cualquier inquietud, puede comunicarse con nosotros a través de los correos electrónicos hermes@unal.edu.co o, para Extensión, hermesecp_nal@unal.edu.co.

(Sistema Hermes)

[Boletín SIUN 518, 14/15 de enero de 2020]

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