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Notas Boletín SIUN

Estas fueron las mejoras al Sistema de Información Hermes realizadas durante la segunda mitad de 2019

Sistema Hermes

El Sistema de Información HERMES, acorde con los macroprocesos de investigación, extensión y laboratorios, así como de las solicitudes de los usuarios, realiza mejoras continuas en cada uno de sus procesos y facilita su usabilidad. Por lo tanto, informa las mejoras realizadas en el periodo de junio a diciembre de 2019.

Investigación

Convocatorias internas

  • El Sistema de Información Hermes ha apoyado con la parametrización de 46 convocatorias en 2019 de proyectos, movilidades, eventos, entre otras, asociadas a sedes y facultades de la Universidad, vinculando validaciones en campos para mejorar la calidad de los datos y guardando histórico de participantes.
  • Envío de notificación al director del proyecto cuando pasa a estado «activo», recordando la completitud de los datos de los estudiantes asociados al proyecto.
  • Vinculación de un proceso de comité de selección para las convocatorias a las que no se les aplica evaluación, en la cual se vinculan los criterios de evaluación y se puedan adjuntar documentos.
  • Validación de código empresa QUIPU de la unidad ejecutora para que sea un campo numérico entre 3 y 5 números.
  • Validación para que el valor total del proyecto (la suma del ingreso en todos los años) sea igual al valor total del proyecto registrado por el docente.
  • En el informe de avance se habilitó la casilla monto de ejecución total del proyecto con la cual el Sistema Hermes calcula el valor de ejecución financiera.
  • Se agregó la opción para que en el informe final se adjunte el documento con la información financiera del proyecto.
  • Ajuste al módulo de parametrización de convocatorias para que se pueda indicar si la convocatoria cumple con el proceso de evaluación y selección o alguno de los dos.
  • Se agregó un nuevo estado de proyectos denominado «Banco de financiables», para los proyectos que cumplieron con requisitos y evaluación, pero que no se pueden financiar en este momento.
  • En el cronograma de convocatorias internas se agregó una casilla para mencionar el  «responsable de la actividad».

Generación de reportes   

  • Se habilitó para el rol Coordinador de nivel nacional la descarga del reporte de proyectos de todas las sedes.
  • Se agregó al reporte de proyectos el campo «Sede».
  • Se ajustó el reporte de gastos de QUIPU para permitir la sincronización con la vista de la base de datos unificada.
  • Se agregó la opción para escoger varias convocatorias en el reporte de proyectos.
  • Se agregó al rol VIF el reporte de profesores con compromisos pendientes.
  • Se agregó la opción para filtrar el reporte de proyecto por tipo de convocatoria (interna, externa).

Avales

  • Se agregaron las siguientes notas en el rol VIF para la aprobación de avales de investigador independiente o grupos de investigación:

    «Al dar el visto bueno a través del Sistema de Información Hermes para el aval institucional tanto para grupos como para investigadores independientes la Vicedecanatura de Investigación de la facultad o instituto certifica y garantiza la veracidad y el cumplimento de los requisitos de la información registrada por los grupos e investigadores en los diferentes aplicativos».

  • Se agregó un identificador al aval de Sede o Facultad de acuerdo al procedimiento según el tipo de aval.
  • En la opción Solicitudes de avalse agregó la validación para que, si el proyecto cuenta con un aval en formulación o devuelto para correcciones, no se le permita al postulante solicitar otro aval y, en vez de esto, le indique cuál aval debe editar y corregir.
  • Se agregó la opción para que en los avales de proyectos de investigación y proyectos de Regalías al momento de aprobar se mencione:

    «Este aval debe enviarse al rol de VRI para su revisión final y emisión de aval definitivo»

  • Se restringió la solicitud de avales a docentes con compromisos pendientes en proyectos de convocatorias internas y externas.
  • Se habilitó la opción para que el docente pueda adjuntar el soporte de postulación en el estado «aprobado por Vicerrectoría».

Proyectos de financiación externa

  • En la resolución de liquidación se validó que el presupuesto ejecutado según igual al del sistema financiero QUIPU.

Búsqueda principal Sistema HERMES

  • Se incluyó el número de la convocatoria, para mejorar el reporte de la búsqueda de la convocatoria.

Grupos

  • Se agregó un campo de observaciones para el cambio de estado manual del grupo.
  • Se agregó el estado ScienTI para los grupos que no están registrados en ScienTI.
  • Se estableció un control para que los docentes ocasionales no puedan crear grupos de investigación ni ser líderes de grupos de investigación en el Sistema HERMES, ya que el Estatuto Docente de la Universidad Nacional de Colombia (Acuerdo 123 de 2013, Art. 27, lit. b.) establece que los «Docentes ocasionales son (...) contratados temporalmente con el fin de desarrollar actividades exclusivamente docentes en la Universidad».

Legalización de proyectos de investigación

  • Se agregó validación para que el valor de los ingresos del proyecto sea igual al valor de financiación externa registrada en el proyecto y al valor total a desembolsar a la Universidad.
  • Se agregó validación para que el valor de los desembolsos totales o sumados sea igual al valor total a desembolsar a la Universidad.
  • Se agregó validación para que el valor total de ejecución de recursos en la Universidad sea igual al valor de la financiación externa registrada en el proyecto.
  • Se agregó la opción para incluir en la resolución aprobatoria el valor de los recursos por contrapartidas aportados por la Universidad Nacional de Colombia.
  • Se ajustó el estado de los proyectos a los cuales se les habilita la edición en estado «En legalización».
  • Se habilitó la edición del presupuesto al coordinador del proyecto en el estado «En legalización» para que se verifiquen y actualicen los valores presupuestales.

Registro único de proyectos

  • Envío de un correo al equipo de trabajo relacionado en los proyectos de investigación para que los docentes se enteren de a qué proyecto son vinculados.
  • Se agregó el estado «Aval - Aprobado» para proyectos de investigación, el cual se asigna cuando el proyecto cuenta con un aval aprobado por Dirección.
  • Se agregó la casilla Región que impacta el proyecto.
  • Se habilitó la opción para seleccionar si se trata de un programa o de un proyecto.
  • Se agregó como compromiso pendiente la generación del acta de inicio del proyecto.
  • Se implementó una alerta a las direcciones de Investigación y Extensión para que recuerden realizar el cierre o la prórroga de los proyectos.

Laboratorios

Administración equipos

  • Se vinculó el número del laboratorio en el desplegable de las solicitudes de eliminación o traslado de equipos.
  • Se agregó la opción para programar actividades de mantenimiento correctivo.
  • Se incluyó la opción para cargar el informe del mantenimiento o calibración.
  • En la hoja de vida del equipo, en la opción desplegable «Mecanismo de adquisición», se incluyó la opción de adquisición por comodato, tal como es el caso de todos los equipos del laboratorio.

Administrar laboratorios

  • Se realizó la primera fase para la creación, modificación y eliminación de laboratorios, la cual incluye:
    • Formulario de solicitud de creación
    • Adaptación de formularios de administrar laboratorios para registro de la solicitud, manejos de nuevos estados.
    • Creación de formulario vista de solicitudes activas y pasadas
    • Sección para cargar archivos
    • Se incluyó el campo de «docencia»
  • Mejoras en los reportes de laboratorios y equipos, para diferentes roles y usuarios, con el fin de facilitar las consultas y generar indicadores para la gestión y toma de decisiones.
  • Se incorporó un formulario para la captura de información de laboratorios de metrología.
  • Se ajustó el motor de búsqueda de laboratorios para indicar cuáles de los ensayos de un laboratorio están acreditados.
  • Se agregó un historial de cambios en el formulario de Datos del laboratorio, indicando la persona que modificó y los cambios modificados.
  • Se agregó la opción para que el coordinador de laboratorios confirme la actualización de la información del laboratorio.
  • En los reportes generados para laboratorios se incluyeron los campos «Departamento», «Teléfono» y «Ubicación» del laboratorio.

Extensión

Solicitudes contractuales

  • Se agregó opción para que la Unidad Administrativa devuelva solicitudes contractuales en estado «Finalizado» al asistente del proyecto.
  • Se optimizaron los tiempos de respuesta de las bandejas de Solicitudes en proceso y Solicitudes aprobadas.
  • Se creó la opción para incluir los subtipos para las solicitudes de ODS y ODC, establecidos para el año 2019.
  • Se creó la función para duplicar información de trámites contractuales tales como CDP, ODS, ODC, SAR y ATI.
  •  Se ajustó el formato de acta de liquidación para incluir los subtipos de solicitudes.

Resoluciones modificatorias

  • Se optimizaron los tiempos de respuesta de las bandejas de Resoluciones en proceso y Resoluciones aprobadas.
  • Se optimizó el tiempo de carga del PDF de la resolución modificatoria en un 95%.
  • Se agregó una marca de agua al final de la resolución modificatoria para llenar espacios en blanco.

Módulo de proyectos

  • Se optimizaron los tiempos de respuesta de las bandejas de FormulaciónEjecución y Liquidación.
  • Se agregó la opción para incluir varios lugares de cobertura geográfica en los proyectos.
  • Se creó la opción para cambiar el nombre del subproyecto por parte del asistente del proyecto
  • Se agregó la opción para cargar el documento del producto académico, en la revisión por parte del supervisor.
  • Se agregó el campo «Cláusula de confidencialidad» en Productos académicos.
  • Modificación a las condiciones de visualización de la ficha QUIPU, para que los proyectos de extensión con varias vigencias en los egresos puedan acceder a la información financiera.
  • Se creó la opción para activar subproyectos en estado «No viable» o finalizar permitiendo la edición de la información.
  • Se creó proceso alterno de contingencia para la validación en liquidación de pagos realizados a ATI de transferencia, en el cual se envía a la Dirección Nacional de Extensión, Innovación y propiedad Intelectual un correo con el reporte de proyectos a los cuales el sistema, por razones de fuerza mayor, no pudo integrar las ORPAS de ATI.
  • Se creó la bandeja para la aprobación y vinculación de proyectos a acuerdos inter-FIC.
  • Se creó la opción para cargar el acta de aprobación del proyecto en la fase de legalización.
  • Se ajustó columna de consecutivos en el «considerando» de las resoluciones, permitiendo de esta forma ajustar su orden.
  • Integración con QUIPU
  • Activación de la integración de ORPAS, teniendo en cuenta la nueva base de datos unificada del Sistema QUIPU.

Educación continua y permanente

  • Se ajustó proceso de creación de usuario y contraseña, para que ahora, en el momento de preinscribirse, se creen un usuario y contraseña autogenerados, las cuales serán enviados al alumno en el correo de confirmación de preinscripción. Una vez ingrese con los datos autogenerados, el sistema inmediatamente le solicitará el cambio de usuario y contraseña.
  • Se creó la funcionalidad para la visualización del firma y el logo de la entidad contratante en el certificado deasistencia y aprobación de cursos de educación continua para sus estudiantes.

Módulo de agentes y usuarios

  • Se optimizó la carga de la bandeja de Agentes y la búsqueda por nombres o apellidos.

Módulo de consulta

  • Se habilitó la visualización del módulo y sus correspondientes reportes a todos los usuarios del Sistema Hermes que participan en la formulación, legalización, ejecución y liquidación de proyectos.

Otras modalidades de extensión

Se realizó el desarrollo y los ajustes necesarios para incluir las modalidades que se rijan bajo las reglas descritas en el Acuerdo 036 de 2009 y el procedimiento de gestión de proyectos de extensión, exceptuando de este desarrollo la modalidad de prácticas y pasantías. Las siguientes son las actividades desarrolladas para este fin:

  • Parametrización de reglas presupuestales de acuerdo con la modalidad.
  • Ajuste al cálculo de la tipología QUIPU.
  • Creación y visualización de modalidades y submodalidades.
  • Relación de modalidad, submodalidad y niveles rentísticos.
  • Ajustes generales al proceso de formulación.
  • Ajustes a validaciones y formularios en resolución modificatoria.
  • Ajustes a validaciones y formularios en el proceso de liquidación.

Los desarrollos se encuentran en la fase de prueba y se espera su visualización en el ambiente de producción en abril de 2020.

Módulo de Registro Único de Proponentes (RUP)

Este módulo sistematiza las actividades realizadas por la DNEIPI para el proceso de certificación de contratos, de la experiencia de extensión ante la Cámara de Comercio, lo cual le permite a la Universidad mejorar su participación en concursos públicos y licitaciones. Este módulo también cuenta con un repositorio digital de contratos. Dentro de las funcionalidades implementadas se encuentran:

  • Dashboard («escritorio») con indicadores relacionados a los procesos enmarcados en las solicitudes del RUP.
  • Formulario para la solicitud de registro o actualización de los códigos de experiencia del RUP.
  • Formulario para la validación de la información del contrato y los documentos soportes.
  • Generación de plantilla descargable para envío de contratos a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa (GNFA).
  • Función para descargar en carpeta comprimida todos los documentos soportes asociados a plantilla enviada a la GNFA.
  • Repositorio RUP, en el que se podrán visualizar todos los contratos certificados en el RUP junto a sus documentos soportes.
  • Función para descargar reportes en formato de Microsoft Excel con la información de los contratos registrados en Hermes, para registro o actualización del RUP.

Los desarrollos se encuentran en la fase de prueba y se espera su visualización en el ambiente de producción en marzo de 2020.

Módulo para el control de la integración

Diseñado para la revisión del estado de la integración por proyecto, integración de datos con el Sistema de Información QUIPU y ejecución del proceso de órdenes de pagos. Actualmente la visualización y control del módulo está permitida para el usuario con rol Administrador.

Otros

Finalmente se informa que tanto la información de los manuales instructivos como la de las novedades se encuentra disponible en el portal del Sistema de Información Hermes.

En caso de cualquier inquietud, usted puede comunicarse con nosotros a través de los correos hermes@unal.edu.co o hermesecp_nal@unal.edu.co  (para temas de extensión) y la extensión 11111 (opción 1: investigación; opción 2: extensión; y opción 3: laboratorios).

(Sistema Hermes)

[Boletín SIUN 474, 20 de febrero de 2020]

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