El cuidado y administración de las colecciones biológicas del Sistema de Biodiversidad de la Universidad Nacional de Colombia es responsabilidad del director de cada una de las colecciones o de cada uno de los curadores y personal auxiliar.

Los curadores o directores cuyas colecciones pertenezcan al Sistema de Información sobre Biodiversidad de la UN deben iniciar sesión en el Sistema de Información - Hermes e ingresar al módulo correspondiente para registrar, modificar y actualizar los datos o la información de las colecciones.