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Teniendo en cuenta los cambios de la normatividad del Sistema General de Regalías y con el fin de armonizar formularios y procesos al interior de la Universidad, el Equipo de Apoyo de Gestión de proyectos SGR de la Vicerrectoría de Investigación y el equipo del Sistema de información Hermes lideraron el ajuste en los formularios de solicitud de aval de proyectos susceptibles de ser financiados con recursos del SGR a través del sistema Hermes para la participación en el marco de convocatorias del Sistema General de Regalías.

Por lo anterior, se realizaron los siguientes cambios:

• Se cambiaron los nombres de los tipos de solicitud de aval, quedando así:

  • La  solicitud de «Aval etapa presentación proyectos Convocatorias SGR- Regalías» es realizada con el fin de obtener la carta de aval y/o compromiso institucional de la Universidad Nacional de Colombia para la postulación a las convocatorias de las diferentes asignaciones del Sistema General de Regalías.

  • La solicitud de «Aval etapa verificación de requisitos SGR- Regalías» se realiza para aquellos proyectos que hacen parte del banco definitivo de elegibles de las convocatorias del Sistema General de Regalías y que requieren el  cumplimiento de requisitos de viabilidad para su posterior sometimiento a aprobación de la instancia correspondiente, de acuerdo con la asignación respectiva.

• Se modificaron los formularios de cada una de las solicitudes de aval, vinculando campos relevantes para aprobar la solicitud de aval y eliminando otros campos que no se requerían. Se recomienda consultar el manual instructivo de solicitud de avales de regalías donde se menciona los campos requeridos en cada caso.

•  De acuerdo con esto, el sistema tendrá una validación para que el «Aval etapa presentación proyectos Convocatorias SGR- Regalías» sea primero que el «Aval etapa verificación de requisitos SGR- Regalías» y en este segundo aval solo puedan postular aquellas propuestas que se encuentren en la lista del banco definitivo de elegibles de la convocatoria en la cual se encuentra participando. Para esto, al momento de aprobar el aval de Convocatorias SGR debe  asignarse un(a) coordinador(a) de legalización y seguimiento que realice seguimiento a este proceso. Por favor, consulte el manual instructivo de revisión de avales para el rol de VIF, DI o VRI.

• Para poder solicitar el segundo aval, el (la) coordinador(a) de legalización va a contar con una opción para habilitar que el docente pueda solicitar el segundo aval y editar el proyecto, si se requiere. Por favor, consulte el manual instructivo de autorización segundo aval y de legalización proyectos SGR.  En estas imágenes se muestra la opción de habilitar el aval y la edición del proyecto.

• Finalmente, los roles de VIF, DI o VRI pueden generar reportes en formato de Microsoft Excel con la información de los avales en trámite o aprobados. Consulte el manual instructivo del rol de VIF y el manual instructivo para el rol de DI.

• Es conveniente aclarar que el proceso de gestión de avales en los dos casos se mantiene igual. Para las sedes andinas se remite a la Coordinación de Investigación de la Facultad o Instituto o la dependencia que haga sus veces (rol de VIF) y luego a la Dirección de Investigación de la sede (rol DI). Para el caso de las sedes de presencia nacional se remite a la Dirección de Investigación de la sede (rol DI). Es de aclarar que en caso de que vincule varias sedes o solo se deba presentar una propuesta de la Universidad por convocatoria, se remite finalmente a la Vicerrectoría de Investigación (rol VRI), la cual debe emitir el aval institucional.

Capacitación sobre el proceso de gestión de avales de Regalías

De esta manera, informamos que se realizarán capacitaciones en agosto y septiembre de 2024 para resolver preguntas a los coordinadores de investigación de facultad o sede y el personal de apoyo a proyectos de Regalías. Dichas capacitaciones se realizarán a través de Google Meet:

• jueves, 15 de agosto de 2024, 10:00, Gestión de solicitudes de avales de Sistema General de Regalías [enlace de la reunión por Google Meet]

• martes, 20 de agosto de 2024, 15:00, Gestión de solicitudes de avales de Sistema General de Regalías [enlace de la reunión por Google Meet]

• martes, 3 de septiembre de 2024, 10:00, Gestión de solicitudes de avales de Sistema General de Regalías [enlace de la reunión por Google Meet]

Si tiene dudas sobre la gestión del sistema Hermes, para los componentes de Investigación, convocatorias internas, propiedad intelectual, biodiversidad y laboratorios se puede comunicar al correo hermes@unal.edu.co.

A través del chat de Google o en la extensión 11111 puede realizar sus consultas cortas. Si es una solicitud más detallada, recuerde enviar al correo electrónico hermes@unal.edu.co las solicitudes con los datos de ID del proyecto, nombre y especificar detalladamente el inconveniente (incluyendo capturas de pantalla del formulario diligenciado y del error que aparece).

La Vicerrectoría de Investigación no tiene más información acerca de este evento distinta a la publicada en los enlaces de esta nota.

[Boletín SIUN 688, 8/9 de agosto de 2024]